Contabilitate

Pagina Contabilitate (Administrativ → Contabilitate, /contabilitate) ține contabilitatea oficială a spitalului ca instituție publică: planul de conturi, notele contabile, registrele obligatorii (registrul-jurnal, cartea mare, balanța de verificare) și situațiile financiare (bilanț, cont de rezultat patrimonial, fluxuri de trezorerie, conturile de execuție a bugetului), plus fișierele pentru Forexebug.

Cadrul legal după care e construită:

• OMFP 1917/2005 — normele metodologice privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice, planul de conturi și instrucțiunile de aplicare (cu simbolurile conturilor din OMFP 2021/2013 și modificările ulterioare). Spitalele publice sunt instituții publice finanțate integral din venituri proprii (sursa de finanțare F).
• Legea contabilității 82/1991 și OMFP 2634/2015 (documentele financiar-contabile): registrul-jurnal, registrul cartea mare, balanța de verificare.
• Sistemul național de raportare Forexebug (OUG 88/2013): balanța de verificare lunară (formularul F1102, versiunea A1.0.120) și balanța de deschidere (F1101, versiunea A1.0.51), publicate de Ministerul Finanțelor pe pagina publică „Scheme XSD” a Forexebug (mfinante.gov.ro → Forexebug). Fișierele din Nexus au structura și suma de control din scriptul acestor formulare; încărcarea, semnarea și validarea finală se fac în sistemul Forexebug, cu contul instituției.
• Formularele situațiilor financiare trimestriale / anuale ale instituțiilor publice (bilanț cod 01, cont de rezultat patrimonial cod 02, fluxuri de trezorerie cod 03, conturile de execuție) din normele anuale ale MF privind întocmirea situațiilor financiare.

Important: contabilul șef răspunde de corespondențele conturilor și de cifrele raportate. Nexus produce registrele și formularele din notele înregistrate; fișierele Forexebug se încarcă și se semnează în sistemul MF, iar validarea lor finală o face sistemul Forexebug.

Sus, An și Luna aleg perioada pentru toate taburile.

Note contabile

• Generează notele lunii transformă operațiile din Nexus ale lunii în note contabile, pe corespondențele din tabul Corespondențe: facturile de furnizor (stoc 302x sau cheltuială 6xx pe capitolul bugetar, cu TVA deductibilă doar la unitățile plătitoare), plățile (401 / 404 → 560), chitanțele (531 / 560 → 751), facturile de ieșire și încasările lor (411 → 751 / 4427, 560 / 531 → 411), deconturile CAS decontate, amortizarea lunară (681 → 281), obiectele de inventar date în folosință (603 → 303) și statul de plată aprobat (641 / 645 → 421 / 431 / 444 / 427, indemnizațiile de recuperat din FNUASS pe 4660500, plata salariilor). Generarea e idempotentă: o operație deja înregistrată nu se dublează, iar o lună cu note oficiale nu mai primește jurnalul orientativ din Financiar.
• Rezultatul arată câte note s-au generat pe fiecare sursă, cu totalul, și avertismentele (de exemplu un cont din corespondență care lipsește din plan, statul de plată neaprobat). Consumul din gestiunile de stoc se contează separat, în notele de consum, pe maparea contabilă a gestiunilor; de aceea avertismentele listează și gestiunile cu consum în lună fără mapare contabilă (sau doar cu mapări pe alte surse de finanțare decât ale loturilor consumate), cu valoarea și numărul mișcărilor care nu ajung în contabilitate. Valoarea e consumul net, ca în notele de consum: retururile din secții se scad, iar o gestiune al cărei consum a fost returnat integral nu mai apare; una cu retururi peste eliberări apare cu „retururi peste consum” și valoarea lor. Adăugați maparea gestiunii, apoi generați notele de consum.
• Generează notele de consum (lângă Generează notele lunii; drept financiar.administrare) scrie, pentru luna aleasă sus, câte o notă pe fiecare mapare activă din Mapare contabilă gestiuni cu consum în lună (debit cont cheltuială / credit cont stoc; invers când retururile din secții întrec eliberările). Rezultatul arată notele generate și cele existente (generarea e idempotentă: a doua oară nu dublează nimic), consumul net al lunii, pe fiecare gestiune conturile și valoarea, și avertismentul cu numărul gestiunilor care au consum dar nu au mapare activă. Notele apar în listă cu sursa „Consum din gestiuni”.
• Notă manuală: data, explicația, documentul, partenerul și liniile (cont debitor, cont creditor, sumă, clasificația economică și cea funcțională sau a veniturilor). Clasificațiile se scriu cu sau fără puncte (20.01.30 = 200130). Codul de sector și sursa de finanțare se completează din setările contabilității. Contul „0” (fără corespondent) e permis doar la conturile din afara bilanțului (clasa 8).
• Cu setarea contabilitate.validare_plan = Da (implicit), o notă cu un cont care nu e în plan sau e de gradul I / II se refuză: se înregistrează doar pe conturi de gradul III (7 cifre) sau pe analitice.
• O notă greșită se anulează cu motiv (rămâne tăiată în listă, nu intră în rulaje). Lista se filtrează pe sursă, cont, text și se împarte în pagini de câte 50.
• Export Excel / Tipărește dau toate notele lunii din filtru (toate paginile), un rând pe fiecare linie de notă, cu totalul fără notele anulate.

Perioade și închideri

• Închide luna: luna închisă nu mai acceptă note noi, generate sau manuale, nici anulări. Lunile se închid în ordine (ianuarie, februarie, …), iar o lună nu se închide cât timp soldurile inițiale ale anului nu sunt echilibrate (total debitor = total creditor). Redeschide cere motiv (rămâne în observații).
• Două persoane care lucrează în același timp (o notă manuală, generarea notelor lunii, închiderea) nu pot primi același număr în registrul-jurnal: numerele se dau pe rând, iar o închidere a lunii așteaptă nota aflată în lucru.
• Închide conturile 6 / 7: la luna bilanțului (trimestrială / anuală), soldurile conturilor de cheltuieli (clasa 6) și venituri (clasa 7) se închid în contul 121 „Rezultatul patrimonial”, cu note generate automat; se face înainte de închiderea lunii.

Balanță și registre

• Balanța de verificare pe nivel: sintetic gradul I (3 cifre), gradul II (5 cifre), gradul III (7 cifre) sau analitic. Coloanele: solduri inițiale, rulaje precedente, rulajele lunii, total sume, solduri finale, fiecare pe debit și credit. Soldurile se calculează pe fiecare cont analitic: la un cont bifuncțional (ex. 473 cu analitice pe operații), rândul sintetic arată separat suma soldurilor debitoare și suma celor creditoare, nu diferența lor. Totalul nu include clasa 8. Mesajul de deasupra spune dacă balanța se închide; rândurile cu sold pe partea „greșită” (cont de activ cu sold creditor și invers) apar marcate.
• Registrul-jurnal: înregistrările în ordine cronologică, cu număr curent, nota, documentul, explicația și conturile; paginat câte 200.
• Fișa contului: soldul inițial, fiecare mișcare cu contul corespondent și soldul după fiecare rând.
• Cartea mare: pe cont și lună, soldul inițial, sumele debitoare pe conturile creditoare corespondente și invers, rulajele și soldul final, din ianuarie până la luna aleasă.
• Tipărește deschide raportul pentru imprimare (pagina /print/contabilitate/{raport}/{an}/{luna}), cu antetul unității și semnăturile. La balanța de verificare, Export Excel dă aceleași coloane într-un fișier Excel (.xlsx).

Situații financiare

• Bilanț (cod 01), Contul de rezultat patrimonial (cod 02), Fluxurile de trezorerie (cod 03): rândurile formularului cu conturile din care se calculează fiecare rând, valoarea la începutul anului / perioada precedentă și la sfârșitul perioadei. Sub titlu apar verificările: la bilanț, activele nete egale cu capitalurile proprii (și atenționarea că rezultatul patrimonial apare abia după închiderea conturilor 6 / 7); la fluxurile de trezorerie, rândul de disponibil final egal cu soldul conturilor de disponibil.
• Contul de execuție — cheltuieli: pe clasificația economică, cu creditele bugetare din Financiar → Bugete, angajamentele bugetare și legale, plățile și cheltuielile efective.
• Contul de execuție — venituri: pe clasificația veniturilor, cu prevederile din tabul Buget de venituri, drepturile constatate, încasările și drepturile de încasat.
• Forexebug F1102 (balanța lunii, rulajele cumulate de la 1 ianuarie) și F1101 (balanța de deschidere a anului, luna 01): fișierul pentru încărcare, cu numărul de rânduri și suma de control (CUI + partea întreagă a totalului debitor + partea întreagă a totalului creditor). Intră și conturile din afara bilanțului (clasa 8). Sectorul și sursa vin de pe liniile notelor și din setări; clasificația funcțională / economică intră doar la conturile care o au în nomenclatorul formularului (de exemplu disponibilul 5600101 doar cu clasificația veniturilor). Sub fișier apar verificările formularului: rulajele bilanțiere egale pe debit și credit pe fiecare sector, conturile care nu sunt în nomenclator, clasificațiile obligatorii lipsă.

Plan de conturi

Planul oficial al instituțiilor publice se încarcă la instalare, cu analiticele obligatorii pe fiecare cont. Completează din planul oficial adaugă doar conturile lipsă. Se pot adăuga analitice proprii sub un cont de gradul III, cu punct (4010100.01), și se pot dezactiva conturile nefolosite. Lista se filtrează pe clasă și grad, cu căutare pe simbol și denumire.

Corespondențe

Perechea de conturi (și clasificația economică implicită) pe care se înregistrează fiecare operație Nexus. Valorile implicite urmează monografia instituțiilor publice pentru un spital finanțat din venituri proprii; contabilul șef le adaptează la politicile contabile ale unității. Un cont care nu e în plan apare cu roșu.

Solduri inițiale

Balanța de deschidere la 1 ianuarie: Preia din anul anterior (soldurile finale, cu rezultatul patrimonial mutat în 117; înlocuiește toate soldurile inițiale ale anului, și pe cele introduse manual — numărul lor apare în rezultat), import CSV din balanța programului anterior (cont;sold debitor;sold creditor[;sector;sursă;clasificație funcțională;clasificație economică]) sau introducere manuală. Totalul debitor trebuie să fie egal cu cel creditor: importul semnalează diferența, iar luna nu se închide până la corectare. După închiderea unei luni a anului soldurile inițiale nu se mai modifică (nici import, nici preluare); se redeschid întâi lunile închise. Export Excel / Tipărește dau toată balanța de deschidere a anului (toate paginile), cu totalurile debitor și creditor.

Buget de venituri

Prevederile inițiale și definitive pe codurile clasificației veniturilor (de exemplu 33.21.00), folosite de contul de execuție a veniturilor.

Setări

În Sistem → Financiar, secțiunea Contabilitate: codul de sector (contabilitate.cod_sector), sursa de finanțare implicită (contabilitate.sursa_finantare, F), clasificația funcțională implicită (contabilitate.clasificatie_functionala, 660601 = spitale generale) și verificarea conturilor pe plan (contabilitate.validare_plan).

Din asistent: „notă contabilă 6022 = 401, 500 lei, azi, combustibil” deschide Note contabile cu Notă contabilă manuală completată (data, explicația, contul debitor, contul creditor, suma; verificați simbolul contului și apăsați Înregistrează nota); „balanța pe septembrie” și „registrul jurnal pe luna trecută” deschid Balanță și registre pe perioada spusă.

Drepturi

contabilitate.vizualizare (planul, registrele, balanța, situațiile, Forexebug) și contabilitate.administrare (note, generare, închideri, plan, corespondențe, solduri, buget de venituri). Grupa FINANCIAR le are pe ambele; MANAGEMENT are vizualizare.